Иш кагаздары - ГОСТ Р 51141-98 «Иш кагаздарын жүргүзүү жана архив иши. Терминдер жана аныктамалар . Иш кагаздарын жүргүзүүнү уюштуруу - ишкананын учурдагы ишинде кириш, чыгыш жана ички документтерди каттоону, сактоону жана пайдаланууну уюштуруу.
Нускамалар
1 кадам
Кеңсе ишин уюштурууда, сиздин ишканаңыз, уюмуңуз, географиялык жактан алыскы бөлүмдөр же филиалдар ушул фактыны эске алып, ушул бөлүмдөр менен өз ара аракеттенүү механизмин камсыз кылыңыз деп чечиңиз. Аларда иш кагаздарын жүргүзүү тутуму каттоо жана иш кагаздарын жүргүзүү учурунда көйгөйлөрдү болтурбоо үчүн башкы кеңсе менен бирдей болушу керек.
2-кадам
Борборлоштурулган, аралашкан же борбордон ажыратылган офис ишинин кайсы формаларын колдонооруңуз жөнүндө ойлонуп көрүңүз. Алардын тандоосу ишкананын түзүмү (анын географиялык жактан алыскы бөлүкчөлөрү барбы) жана кеңселерди башкаруу кызматынын техникалык жабдуулары менен аныкталат. Эгерде бул кызмат сан жагынан аз болсо жана техникалык жактан камсыздалбаса, анда анын функцияларынын бир бөлүгү бөлүмчөлөргө өткөрүлүп берилет. Бул учурда аралаш иш кагаздары жүргүзүлөт. Эгерде бул кызмат бардык керектүү персонал, аппараттык жана программалык камсыздоо менен жабдылган болсо, анда иш кагаздарын жүргүзүүнүн бул формасы борборлоштурулат.
3-кадам
Ар бир түзүмдүк бөлүмдө иш кагаздарын жүргүзө турган атайын штаттык бирдикти тандаңыз. Эгерде бул мүмкүн эмес болсо, анда негизги кызматтык милдеттерин аткарууну кызматчынын функциясы менен айкалыштыра турган башка кызматкерди дайындаңыз.
4-кадам
Бардык кириш, чыгыш жана ички документтерди камтыган иштердин санын жана номенклатурасын аныктаңыз. Эгерде бул жогору турган (башкы) уюмдун документтери болсо, анда алар жетекчинин кароосуна берилет; ведомстволук уюмдардын документтери, алар менен иштөө боюнча жетекчинин орун басарынын кароосуна берилиши керек. Буга ылайык, жарандардын кайрылуулары калк менен иштөө милдети жүктөлгөн депутатка багытталат.
5-кадам
Корреспонденттер чөйрөсүн аныктап, классификаторду түзүңүз, анын жардамы менен бул документ кайсы корреспонденттик топко таандык экендигин дароо аныктай аласыз. Мисалы, мамлекеттик органдар үчүн 01 кодун, жогору турган уюмдун каттары үчүн - 02 кодун, берүүчүлөр үчүн - 03 кодун, кардарлар үчүн - 04 кодун ж.б.у.с. Бул уюм ичиндеги документтердин жүгүртүлүшүн жөнгө салууга жардам берет.
6-кадам
Документтин жүгүртүлүшү кандай формада жүргүзүлөрүн - журналда же карточкада аныктаңыз. Эки форма электрондук документ жүгүртүү боюнча атайын программаларда жүзөгө ашырылат. Эгерде сиз азырынча мындай программаны сатып ала албасаңыз, документти каттоо боюнча электрондук журналдарды колдонуңуз, алар Excel программасында түзүлүшү мүмкүн.
