Ишкана түзгөн келишимдерди сактоо шарттары тармактык стандарттар жана ченемдер менен жөнгө салынбайт, ошондуктан аларды жоготуудан кантип сактануу керек жана туура сактоону жана эсепке алууну кантип уюштуруу керек деген суроо туулат. Бул маселени чечүүнүн эң негиздүү чечими болуп, бул документтерди даярдоонун, корутундунун жана сактоонун жол-жобосу каралган белгилүү бир ишкананын корпоративдик актысы чыгарылат.
Нускамалар
1 кадам
Эгерде сиздин компания үчүнчү жактын уюмдары менен көп иштесе жана түзүлгөн келишимдердин саны олуттуу болсо, анда аларды сактоону кеңсеге же кеңсе бөлүмүнө тапшыруу акылга сыярлык. Бул бир топ ыңгайлуу, анткени кеңседе жетекчинин колу коюлган жана подрядчиктер жиберген бардык документтер катталат. Аткарылган келишим каттоодон өткөндөн кийин, кеңсенин кызматкерлери керектүү сандагы нускаларды жасап, жооптуу аткаруучуларга таркатып, документтердин түп нускаларын атайын бөлүнгөн жерде сакташы керек.
2-кадам
Эгер сиздин компанияңыз чакан болсо жана сизде иш кагаздарын жүргүзүү бөлүмү, ошондой эле жооптуу кызматкер жок болсо, анда маанилүү, бирок сейрек колдонулган келишимдер, мисалы, кыймылсыз мүлктү ижарага алуу же сатып алуу үчүн, анда юридикалык бөлүмдө сактоонун мааниси бар компаниянын уюштуруу-укуктук документтери. Алар боюнча эсептөөлөрдү жүргүзгөн бухгалтерия бул келишимдердин көчүрмөсүн бериши керек. Ошол эле жерде, бухгалтерия бөлүмүндө, эсептешүүлөрдү, төлөө мөөнөттөрүн же туруктуу мезгилдүү төлөмдөрдү (коммуналдык кызмат көрсөтүүлөр, байланыш каражаттары) көзөмөлдөөнү талап кылган баштапкы бухгалтердик документтердин бир түрү катары, жумуштарды жеткирип берүү, тейлөө жана аткаруу боюнча келишимдерди сактоо жана сактоо.
3-кадам
Кандай болсо дагы, бардык келишимдердин ички, ички каттоосу болушу керек жана алардын ар бирине электрондук контракттын реестрине киргизилген номер ыйгарылышы керек. Бул журналды Excel таблицаларында жасоого болот. Электрондук журналдан тышкары, келишимдин түп нускасы жооптуу аткаруучулардын качан жана кимге берилгендигин чагылдырган бул келишимдердин чыгарылышынын кагаз түрүндөгү реестрин жүргүзүү керек. Бул журналда жооптуу аткаруучунун колу коюлган, келишимди сактоо жана жеткирүү фактысын тастыктаган талаалар камтылышы керек.
4-кадам
Келишимдерди даярдоонун, түзүүнүн жана сактоонун тартиби жөнүндө жободо келишим менен иштөө тартибин сүрөттөп, аны ишкананын жетекчиси бекитиңиз.
