Архивге иштерди даярдоо жана тапшыруу - бул иш процесстин ажырагыс бөлүгү. Аларды каттоо уюмда документтер берилген учурдан тартып башталат жана календардык жылдын аягында же сактоо мезгилинде архивге өткөрүлүп берилет. Айрым учурларда, файлдар бир жылдан ашык сакталат. Аларга, мисалы, персоналдын иш кагаздарына байланыштуу документтер кирет.
Нускамалар
1 кадам
Архивге иш кагаздарын жүргүзүү процедурасы көп убакытты талап кылбашы үчүн, учурдагы иш процесси учурунда аларды каттоонун эрежелерин сакташыңыз керек. Иштерди архивге туруктуу же убактылуу сактоого өткөрүүдө документтерди, номер барактарын тигип, эгерде жумушчу нускамада каралса, акыркы жазууну түзүп, ошондой эле ички инвентаризация жүргүзүү керек.
2-кадам
Ошол эле учурда, уюмдун же ишкананын аталышы, иштердин номенклатурасына ылайык индекси, иштин ачылган жана жабылган күнү, ошондой эле сактоо мөөнөтү тапшырылып жаткан файлдын титулдук баракчасында көрсөтүлөт архивге.
3-кадам
Архивделүүчү документтер өзүнчө катуу мукабалуу папкага салынат. Эгерде документ өзгөчө мааниге ээ болсо, ал эреже боюнча, тигилбейт, бирок делого же конвертке салынып, ишке тиркелет. Тигилген жана номерленген көктөмөнүн аягында аттестациялык баракча, ал эми башында - ички инвентаризация коюлат. Мында корпустун калыңдыгы 40 ммден, шейшептердин саны 250дөн ашпашы керек.
4-кадам
Архивде туруктуу, ошондой эле убактылуу, бирок 10 жылдан кем эмес сакталган иштер үчүн архивге өткөрүп берүү үчүн инвентаризация жүргүзүлөт. Ошол эле учурда кадрларды эсепке алууга байланыштуу документтерге өзүнчө инвентаризация жүргүзүлөт. Ага көктөмөлөрдүн аттары киргизилет, алардын ар бирине катар номери ыйгарылат, ошондой эле номенклатура коду көрсөтүлөт. Эгерде документтер уюмдун архивинде калса, инвентаризациялар эки нускада жүргүзүлөт. Эгерде файлдар мамлекеттик архивге өткөрүлө турган болсо, анын төрт нускасы болушу керек.
5-кадам
10 жылдан кем сакталгандан кийин сакталууга тийиш болгон иштер уюмдун жетекчилигинин чечими боюнча архивделиши мүмкүн. Иштерди тапшыруунун зарылдыгы архивдин жүктөмүнө, эски документтерге кирүү жыштыгына жана башкаларга байланыштуу болот.
